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淺談辦公自動化在企業管理中的應用
作者:莊鑫    點擊數:7631    更新時間:2011-1-10 10:54:29    發布人:龔建莉

    摘 要:OA系統是目前國內最為普及和成熟的應用系統之一,它是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。OA系統利用信息技術把辦公過程電子化、數字化,以技術的手段提高辦公效率,進而實現辦公的自動化處理,使企業內部人員方便快捷地共享信息,高效地協同工作。

    關鍵字:OA;辦公;管理;應用

    當今世界,信息化潮流席卷全球。隨著科技進步的加快、網絡技術的快速發展,辦公自動化技術也取得了突飛猛進的進步。辦公自動化技術的飛速發展為社會信息化的發展提供了最重要的技術保證和技術支持,它是當前新技術革命中一 個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域,是信息化社會的產物。20世紀70年代中期,隨著全球經濟一體化的日益明顯,辦公自動化在一些國家尤其是發達國家中快速發展。辦公自動化作為一門發展迅速的綜合性學科,在全社會范圍內已經受到各行各業的高度重視,推行辦公自動化已成為各國政府、企事業單位提高競爭力的核心戰略。

    1  國內外發展現狀

    1.1 國外發展狀況

    OA于50年代在美國和日本首先興起,最初只是具有電子數據處理功能的單機版管理軟件。自80年代開始,OA受到世界各國及各辦公機構的極度重視,迅速在全世界范圍內發展起來,各個國家都投入大量資金用于OA的開發,許多著名的計算機硬軟件公司也躋身于這一巨大市場。從各國的發展情況分析來看,美國的辦公自動化在公司和企業中發展得比較早,并且水平也較高,取得了世界領先的技術水平。進入90年代后,隨著網絡技術、信息技術的出現,作為辦公管理方式的一個變革,OA不僅已形成相當大的規模,而且從各個方面促進了計算機及信息產業的發展。各公司、企業不僅把OA視為提高效率、節約成本的手段,更是利用它來加強經營管理,作為提高企業素質和企業競爭能力的重要條件[1]

    20世紀90年代以后,國外的辦公自動化的發展趨勢為如下四個方向:

    1. OA設備向著高性能、多功能、復合化和系統化發展;

    2. OA系統無論在系統本身和系統設備方面,都向著數字化、智能化、無紙化和綜合化發展;

    3. OA系統不再滿足于簡單的文字處理,而是向著能夠完成聲音處理、圖形處理、各種復雜的數據計算等多個領域發展。

    4. 通信在OA系統中的地位將進一步增強,可以充分利用現代化通信技術,建立全球的網絡體系,實現全球范圍內的各種信息資源的傳遞和共享。

    1.2 國內發展狀況

    我國的辦公自動化技術起步較晚,20世紀70年代該項技術傳入我國,80年代才真正地得到重視和發展[2]。最初的OA軟件只是一種面向單機的輔助辦公產品,大多是由企事業單位的內部計算機人員針對辦公中某個特定的需求自行開發的。這些軟件其實并非我們現在所使用的OA軟件,不能實現信息的傳遞、交換和共享,所做的內容往往只是輸入某些特定內容,再把這些內容按照一定格式打印出來,所以這些軟件在真正意義上來說并不能說是OA軟件[3]

    進入90年代中期后,隨著網絡技術、群件系統、數據庫技術和各種面向對象開發工具等技術的廣泛應用,同時由于國內經濟的飛速發展引發市場的激烈競爭,這時,OA開始進入一個快速發展階段。國內專門從事軟件開發的公司也逐漸成長起來,由于這些系統是根據用戶的具體需求開發的,所以它功能比較完善,并能較好的滿足用戶的實際需要。但同時也暴露出一些缺點,例如開發周期長、投資大、重復建設多、軟件開發完成后需要不斷的維護等。導致這些問題的原因有很多種,如公司的開發隊伍良蕎不齊、缺乏開發OA產品的經驗、用戶對需求的不斷變化等等[4]

    到了90年代末期,隨著計算機網絡建設的逐漸完善以及Internet/Intranet在國內的普及,整個社會中人與人的交流和聯系方式發生了本質的變化,電子化的信息交流方式逐漸成為主流,人們對OA應用發展給予足夠重視,因此OA的支撐技術迅速發展起來,辦公環境也逐步改善。

    2 企業管理與辦公自動化

    2.1 辦公自動化在企業管理中的地位

    辦公自動化發展到今天,由原來簡單的公文處理擴展到整個事業單位的信息交換平臺,其功能實現了極大的飛躍。隨著計算機技術不斷發展和用戶需要的不斷增長,辦公自動化、信息化程度進一步提高。可以概括的說,OA軟件跨越了生產、銷售、財務等具體的業務范疇,更集中關注企業日常辦公的效率和可控性,是企業提高整體運轉能力不可缺少的軟件工具。它突破了傳統的工業時代“一站式”的單位辦公模式,建立了適應網絡時代的“一站式”、“一網式”、“一表式”新模式。辦公自動化系統建設的一個突出特點是不僅僅重視信息的充分共享,同時更強調各方面之間的相互協作。

    OA(Office Automation 辦公自動化)是建立在計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學等應用于傳統的數據處理技術上的一種綜合技術,它利用信息技術把辦公過程電子化、數字化。OA 系統就是用網絡和OA軟件構建起一個單位內部的辦公通信平臺,使所有的辦公人員都在同一個桌面環境下一起工作。通過OA系統所實施的交換式網絡,組織機構內部人員可跨越時間、地點協同工作,完成單位內部工作流程的自動化,這使得信息的傳遞更加快捷方便,從而極大地擴展了辦公手段,實現了辦公的高效率。OA軟件實現了企業規范化管理,增加了企業的可控性。辦公自動化開辟了推動社會信息化的新途徑,創造了企事業單位、政府機關實施高效辦公運作和管理的新手段。

    2.2 辦公自動化解決的管理瓶頸問題

    OA系統的應用范圍除了涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞外,更加注重工作任務的分解、協同和監督;知識的積累、沉淀和分享及多條件跳轉。將辦公自動化系統用于現代化的企業管理中,可以有效的解決管理中的瓶頸問題。

    1.辦公效率低下問題。

    (1)將人找人,改為事找人,事找事,解決人找人辦公瓶頸。如:當送交一份需要簽署的公函給某員工,發現他不在辦公室,或者他的辦公室緊鎖,或者是他因為太忙而顧不上來招呼,因此我們不得不等待或是離開。

    (2)隨時查看自己的工作狀態,如有待辦流程,可立即處理,提高個人辦事效率。

    (3)可實現遠程、分布式辦公,解決分布式的辦公瓶頸。

    2.工作監控力度不夠的問題。

    (1)記錄用戶行為,防止部門間協同工作時出現扯皮現象。

    (2)增強部門流程監督控制力,及時有效監控各部門、各個人員的工作進度。

    (3)實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態,及時發現并解決問題,從而減少差錯的出現。

    3.知識管理欠缺的問題。

    (1)在使用OA系統的過程中,員工獲得的工作經驗和技術技能將成為組織中強大的共享資源,知識將得到有效的積累。

    (2)查找文檔變得容易,解決了找不到最新版本的某種文檔的問題。

    (3)可以有效避免因人員流動導致工作的脫節與貽誤。

    4.信息資源的共享問題。

    (1)傳統辦公流程繁瑣、重復勞動多、文檔檢索不便,OA系統可以解決此問題。

    (2)自動完成信息的流轉,降低了溝通成本,提高了響應速度。

    (3)有效地解決了會議沖突問題。

    (4)實現無紙辦公,節約大量的通訊費、傳真費、紙張費、耗材費。

    實施OA系統帶來的好處是顯而易見的,因此,很多企業都將它擺上了議事日程。OA系統改變了過去復雜、低效的手工辦公方式,實現了迅速、全方位的信息采集、信息處理,為企業的管理和決策提供了科學的依據。OA系統的實現,使傳統的以手工為主的辦公方式和辦公手段,向科學化、規范化、高效化和信息化轉變。

    3 辦公自動化系統的開發要求

    OA系統應滿足公司的需求特色,做到功能齊全、操作方便、性能優越;系統能在可能出現的各種環境下具有很好的穩定性及安全性,杜絕非法入侵;系統應充分考慮易擴展性,能適應新業務的變化;系統要求具備完整的文檔和清晰風格,具備很好的可維護性。

    1.可維護性

    考慮到應用的多變性,系統采用層次化設計思想,每層實現特定的功能,并通過標準接口向上層提供透明的服務,因此,最大限度的實現了系統各模塊的功能獨立性,每一層的改動不影響其它層次。這樣可以方便的添加、修改、刪除應用,提高系統的可維護性;管理系統采用圖形化用戶界面,方便管理員管理、維護系統。

    2.可擴展性

    系統在設計之初要考慮到系統以后的擴展,除了采用層次結構,保證功能實現與通訊接口最大限度的獨立,在與通信平臺的接口設計上盡量標準化,以實現和新系統的無縫連接。

    3.安全性

系統的管理系統與維護系統設置了用戶管理權限,采用帳號+操作日志作,對管理員采取有效的管理,最大限度降低內部管理、操作失誤帶來的不必要的損失。

    4.穩定性

    在系統運行的穩定性方面,采用服務器自動重啟動(ASR)技術,可在網絡操作系統(NOS)掛起時自動重啟服務器;關鍵應用服務運行狀態監聽,發現異常情況通過電子郵件自動提醒管理員。

    5.數據完備性

    根據不同的需要,可以對數據庫采取實時熱備份或定時備份的策略。

    4 金河房地產公司的辦公自動化

    4.1 背景情況

    山東金河房地產有限公司成立于2005年9月,注冊資金2200萬元,屬股份制有限公司,主要經營范圍包括房地產開發銷售,物業管理及相關經濟信息咨詢。金河公司在實施OA系統之前,工作流程繁瑣、重復勞動繁多、文檔檢索不便,常常因為部門間協同合作不順暢、信息共享差、工作流程監管不力等原因延誤了工作時機、降低了工作效率。比如,因為領導出差調研,很多申請無法審批簽字,相關工作一拖再拖,嚴重影響了工作進程。再比如,部門工作進度監督控制不夠,造成工作中相互扯皮,出現問題不能第一時間解決。因此,如何成功、有效地引入OA并實施協同OA,成為當今中小型房地產企業亟待解決的問題。協同OA在功能上可以實現實時通信、信息發布、集成工作、流程整合,以此達到協同工作、規范管理、節約運營成本效果。因此,根據管理需求,公司委托開發了一套辦公自動化系統軟件。

    4.2 系統的功能描述

    金河公司辦公自動化系統包括八個模塊:日常辦公、企業文化、資源管理、人事管理、個人事務、公共信息、系統維護、計劃管理。本系統功能架構設計如圖所示。

系統功能結構圖

    近幾十年來,隨著網絡技術的快速發展,出現了各種先進的辦公自動化設備,為了適應時代發展需要,各辦公單位紛紛引入辦公自動化系統。辦公自動化作為一門發展迅速的綜合性學科,在全社會范圍內已經受到各行各業的高度重視。隨著現代科學技術的突飛猛進,尤其是計算機技術、網絡技術、通信技術以及自動化技術的進步,辦公自動化在技術和應用上都得到了更高層次的發展,成為現代社會發展的重要標志之一。辦公自動化系統不僅減輕辦公人員工作負擔,提高工作質量和效率,而且使得管理工作更加規范化、網絡化、自動化,它在提高領導者的管理水平、推動信息化建設方面起著舉足輕重的作用。

    參考文獻

    [1] 沈嘉,劉愛潔,張春. 企業OA系統及內部網絡建設相關技術研究 電信工程技術與標準化,2005,12:5-10

    [2] Chang,YF(Chang,Yanfen),Chen,K(Chen,Kai).application of VPN technology to office automation system.AMERICAN SCHOLARS PRESS,2007:891-893

    [3] 惠麗峰,王萍.企業辦公自動化(OA)系統的安全策略.內蒙古石油化工,2006,(4):33-34

    [4] 吳迪.基于Lotus Domino/Notes的OA系統設計[J].軟件導刊,2006,(12):12-13.

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